Política de Privacidade
Como a 4Tax trata seus dados pessoais no site, no portal, no WhatsApp e nos e-mails, conforme a LGPD.
1. Quem somos
A 4 TAX CONSULTORIA LTDA (“4Tax”, “nós”), inscrita no CNPJ sob o nº 50.971.220/0001-30, com sede na Rua Gomes de Carvalho, 768, Vila Olímpia, São Paulo/SP, CEP 04547-003, é a controladora dos dados pessoais tratados conforme esta Política, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados, “LGPD”).
Esta Política explica quais dados pessoais tratamos, por que, com quem compartilhamos, por quanto tempo guardamos e como você pode exercer seus direitos.
Encarregado pelo tratamento de dados (DPO): Victor Barcelos, pelo e-mail vb@4taxgroup.com. É o canal para dúvidas, pedidos e reclamações sobre seus dados pessoais.
2. A quem esta política se aplica
Ela vale para os dados pessoais de clientes, potenciais clientes, parceiros, representantes de empresas e visitantes que interagem com a 4Tax por estes canais:
- Site 4taxgroup.com, inclusive o formulário “Contate-nos”;
- Portal 4Tax (portal.4taxgroup.com), usado por clientes, parceiros e pela equipe;
- WhatsApp da 4Tax;
- E-mail, inclusive comunicados e newsletters;
- Reuniões, eventos e webinars.
Dados de nossos colaboradores são tratados em política interna própria.
3. Quais dados coletamos
| Categoria | Exemplos | De onde vêm |
|---|---|---|
| Identificação e contato | Nome, e-mail, telefone, cargo, empresa | Você (formulário, WhatsApp, e-mail, reuniões) ou quem nos indicou |
| Documentos cadastrais (KYC) | Passaporte, documento de identidade, comprovante de endereço, CPF, dados de sócios e beneficiários finais | Você ou seu representante, no portal ou por e-mail |
| Dados fiscais e patrimoniais | Declarações, informes de rendimentos, extratos, dados de empresas e estruturas no exterior | Você, seu representante ou instituições indicadas por você |
| Conversas | Mensagens, áudios, fotos e documentos enviados pelo WhatsApp ou e-mail; nome do perfil do WhatsApp | Você |
| Relacionamento comercial | Histórico de contatos, reuniões, propostas e anotações da equipe | Gerados pela 4Tax |
| Comunicados por e-mail | Status de inscrição, envios, cliques em links | Gerados pelo envio |
| Navegação e acesso | Endereço IP, navegador, data e hora de acesso ao portal, cookies do site | Seu dispositivo |
Não pedimos dados sensíveis (saúde, religião, biometria e outros do art. 5º, II, da LGPD). Se eles constarem de um documento que você nos enviar, serão tratados apenas para a finalidade do serviço.
4. Para que usamos seus dados e com qual base legal
| Finalidade | Base legal (LGPD) |
|---|---|
| Responder a quem nos procura e preparar propostas | Procedimentos preliminares a contrato, a pedido do titular (art. 7º, V) |
| Prestar os serviços contratados: contabilidade, obrigações fiscais, estruturas societárias no Brasil e no exterior | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Verificar identidade, sócios e beneficiários finais (KYC) e prevenir lavagem de dinheiro | Cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II), inclusive normas de jurisdições onde constituímos ou administramos empresas |
| Guardar registros contábeis e fiscais | Cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II) |
| Atender pelo WhatsApp e registrar o histórico do atendimento | Execução de contrato ou procedimentos preliminares (art. 7º, V) e legítimo interesse na continuidade do atendimento (art. 7º, IX) |
| Organizar o relacionamento comercial (histórico, reuniões, próximos passos) | Legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Enviar newsletters, convites e comunicados | Consentimento (art. 7º, I) ou legítimo interesse na comunicação com clientes e contatos que nos procuraram (art. 7º, IX), sempre com opção de sair |
| Proteger o portal, prevenir fraudes e acessos indevidos | Legítimo interesse (art. 7º, IX) e segurança do titular |
| Exercer direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais | Exercício regular de direitos (art. 7º, VI) |
Quando usamos o legítimo interesse, avaliamos antes se ele não se sobrepõe aos seus direitos. Você pode se opor a esse uso pelo canal do encarregado.
5. WhatsApp
Nosso WhatsApp usa a plataforma oficial do WhatsApp Business, da Meta. Quando você nos escreve:
- recebemos seu número, o nome do seu perfil e o conteúdo que você envia (texto, áudio, fotos e documentos);
- a conversa fica registrada no sistema de atendimento da 4Tax e vinculada ao seu cadastro, para que qualquer pessoa da equipe possa dar continuidade;
- se o número ainda não estiver em nosso cadastro, criamos um registro de contato com ele;
- arquivos que você envia ficam em armazenamento privado da 4Tax, acessível apenas por pessoas autorizadas da equipe.
Não temos acesso à sua foto de perfil, aos seus contatos nem a conversas com outras pessoas. Só iniciamos uma conversa por WhatsApp com quem já tem relacionamento conosco, usando mensagens aprovadas pela Meta.
A Meta trata dados das mensagens como provedora da plataforma, conforme a Política de Privacidade do WhatsApp e os termos do WhatsApp Business. Você pode pedir para não ser mais contatado por WhatsApp a qualquer momento, respondendo na própria conversa ou pelo canal do encarregado.
6. Comunicados por e-mail
Enviamos newsletters, convites para eventos e comunicados a clientes e a contatos que nos procuraram ou se inscreveram. Todo e-mail tem um link para cancelar a inscrição, que vale imediatamente; quem se descadastra não volta a receber comunicados, mesmo que entre em contato de novo.
Para saber o que interessa ao público, registramos os cliques nos links dos e-mails. Não registramos se o e-mail foi aberto. E-mails operacionais do serviço contratado (prazos, documentos pendentes) continuam sendo enviados enquanto o contrato durar.
7. Com quem compartilhamos
Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos apenas o necessário com:
| Quem | Para quê |
|---|---|
| Microsoft (Azure e Microsoft 365) | Hospedagem do portal, banco de dados, armazenamento de arquivos, e-mail, agenda e login |
| Meta (WhatsApp Business) | Envio e recebimento das mensagens de WhatsApp |
| Provedores de envio de e-mail (Azure Communication Services, da Microsoft, e Brevo como contingência) | Entrega dos comunicados por e-mail |
| Google (Google Ads) | Medir se um visitante do site chegou a entrar em contato (sem identificar a pessoa pelo nome) |
| Agentes registrados, bancos, auditores e prestadores no exterior | Constituir e manter empresas e estruturas contratadas por você, nas jurisdições escolhidas |
| Autoridades públicas e órgãos reguladores | Cumprir obrigações legais, fiscais e de prevenção à lavagem de dinheiro, ou atender ordem judicial |
Os prestadores tratam os dados em nosso nome, sob contrato, e só para as finalidades que indicamos.
8. Transferência internacional
Parte dos dados pode ser tratada fora do Brasil:
- por prestadores de tecnologia com servidores no exterior, como a Meta (WhatsApp) e serviços da Microsoft e do Google;
- quando você nos contrata para constituir ou administrar empresas em outras jurisdições, e o envio de dados a agentes, bancos e autoridades locais é parte do próprio serviço.
Nesses casos a transferência se apoia no art. 33 da LGPD: execução de contrato a seu pedido, cumprimento de obrigação legal ou cláusulas contratuais com os prestadores, conforme as regras da ANPD. O banco de dados e os arquivos do Portal 4Tax ficam em servidores da Microsoft no Brasil (região Brazil South). A leitura automática de documentos de identificação enviados no cadastro, como passaportes, usa um serviço da Microsoft localizado nos Estados Unidos.
9. Por quanto tempo guardamos
| Dados | Prazo |
|---|---|
| Documentos contábeis e fiscais | Enquanto durar o contrato e pelo prazo legal de guarda, no mínimo 5 anos |
| Cadastro e documentos de KYC | Enquanto durar o relacionamento e pelo prazo exigido pelas normas de prevenção à lavagem de dinheiro aplicáveis, no mínimo 5 anos após o fim do relacionamento |
| Conversas de WhatsApp e histórico comercial | Enquanto houver relacionamento e até 5 anos depois do último contato |
| Contatos que nunca viraram clientes | Até 2 anos depois do último contato, salvo inscrição ativa em comunicados |
| Inscrição em comunicados | Até você cancelar; guardamos o registro do cancelamento para não voltar a enviar |
| Registros de acesso ao portal | 6 meses, no mínimo (Marco Civil da Internet, art. 15) |
Terminado o prazo, os dados são eliminados ou anonimizados, salvo quando a lei permitir guardá-los (art. 16 da LGPD).
10. Segurança
Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados, entre elas:
- acesso ao portal só com login corporativo e permissões por função;
- conexões criptografadas (HTTPS) e banco de dados com conexão criptografada;
- documentos em armazenamento privado, abertos apenas por links temporários gerados para pessoas autorizadas;
- confirmação de autenticidade das mensagens recebidas do WhatsApp;
- registro de alterações nos cadastros.
Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Se ocorrer um incidente que possa trazer risco ou dano relevante a você, comunicaremos você e a ANPD conforme o art. 48 da LGPD.
11. Seus direitos
Pela LGPD (art. 18), você pode pedir, a qualquer momento:
- confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
- correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desacordo com a lei;
- portabilidade dos dados a outro fornecedor;
- eliminação dos dados tratados com base no consentimento;
- informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
- revogação do consentimento e oposição a tratamentos baseados em legítimo interesse.
Como pedir: escreva para vb@4taxgroup.com. Podemos pedir uma confirmação de identidade antes de atender. Respondemos em até 15 dias. Alguns dados não podem ser eliminados enquanto houver obrigação legal de guardá-los; nesse caso explicamos o motivo.
Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
12. Cookies e medição
No site, usamos:
- cookies necessários ao funcionamento e à lembrança das suas escolhas de cookies;
- a tag do Google Ads, que registra quando um visitante clica no WhatsApp ou envia o formulário, para medirmos o resultado dos anúncios;
- vídeos do YouTube em modo de privacidade aprimorada (youtube-nocookie.com).
Você escolhe quais cookies aceita no aviso exibido no site e pode mudar a escolha a qualquer momento. No portal, usamos apenas o necessário para manter sua sessão e sua segurança.
13. Crianças e adolescentes
Nossos canais não são dirigidos a menores de 18 anos. Quando um serviço envolve dados de crianças ou adolescentes (por exemplo, dependentes em uma declaração ou herdeiros em um planejamento sucessório), eles são tratados no melhor interesse do menor, com informações fornecidas pelos pais ou responsáveis (art. 14 da LGPD).
14. Alterações desta política
Podemos atualizar esta Política quando mudarmos nossos serviços ou quando a lei exigir. A data da última atualização fica no topo. Mudanças relevantes serão comunicadas aos clientes pelos canais habituais.